04/2009 Aktenmanagement im Insolvenzfall:
Schnell und sicher – darauf kommt es an
Verena Gehring, META Archivdepot GmbH
Stellen Sie sich vor, Sie bauen ein Haus: Sie selbst sind Stararchitekt, haben alle Gewerke, die für den Hausbau nötig sind, als Mannschaft parat stehen, nur für das Fundament Ihres neuen Zuhauses haben Sie so recht keinen Fachmann. Sie trommeln Ihr Team zusammen, um das Fundament aus dem gesammelten Know-how irgendwie selbst hinzubekommen. Als das Gebäude steht, stellen Sie erste Risse im Mauerwerk fest. Ihr handwerklich perfektes Haus scheint auf Sand gebaut zu sein… Ebenso wie das Fundament für das Haus ist das Aktenmanagement für den Insolvenzfall eine unerlässliche und äußerst wichtige Grundlage: Sie muss schnell, vor allem aber solide, langfristig und sicher angelegt sein.
Wer als Insolvenzverwalter bestellt wird, sieht sich vom Moment des Mandates an unzähligen gesetzlichen Bestimmungen sowie einer Menge Forderungen und Pflichten ausgesetzt. Eine davon: Mit der Insolvenzmasse übernimmt er auch die Geschäftsbücher des Schuldners, wobei die gesetzlichen Pflichten zur Aufbewahrung der Unterlagen unberührt bleiben; sprich: sie bleiben bestehen! Beim insolventen Ein-Mann-Unternehmen stellt das kaum ein Problem dar: Die Akten werden in Kisten verpackt, können meist in einem Pkw transportiert werden und vor Ort aufgearbeitet werden. Was aber geschieht, wenn ein Mittelständler oder gar Groß-Konzern „pleite“ geht? Was, wenn womöglich die Staatsanwaltschaft eingeschaltet wird? Ein nicht allzu seltenes Szenario bei Schuldnern ist auch, dass ein „plötzlicher“ Brand oder ein „unvorhersehbarer“ Rohrbruch Akten zerstört oder zumindest die Bergung erschwert.
Was in all diesen Fällen zählt, ist schnelles und juristisch wasserdichtes Vorgehen. Müssen Akten von einem auf den anderen Tag abgeholt, erfasst, eingelagert und auf Abruf zur Verfügung gestellt werden, sind Insolvenzverwalter kurzfristig auf Ausrüstung (z. B. Fahrzeuge), Mitarbeiter, Platz und Know-how angewiesen – weshalb sie häufig mit externen Dienstleistern zusammenarbeiten. Denn ein gut beschäftigter Insolvenzverwalter müsste bei der Fülle an Verfahren pro Jahr Garagen, Keller und andere Lagermöglichkeiten anmieten, um alle Akten einlagern zu können. Auch fehlt es an Manpower, die nicht nur benötigt wird, um die Akten abzulegen, sondern auch, um sie zu erfassen – und zwar so, dass sie später wiedergefunden werden. Das hört sich einfacher an, als es ist! Jedes Unternehmen führt seine Bücher unterschiedlich, legt Dokumente mal chronologisch, mal inhaltlich sortiert, mal nach eigener Ordnung ab. Nicht immer entspricht die Beschriftung auf dem Ordnerrücken auch dem Inhalt, nicht immer ist das Wording oder die Zuordnung gleich. Ein Beispiel: Die Lohnbuchhaltung läuft bei Betrieb A auch unter diesem Begriff, bei Betrieb B aber unter Abrechnung oder Mitarbeiter. Ebenso variieren die Bezeichnungen für die einzelnen Abteilungen – von Kasse über Abrechnung bis hin zu Rechnungsstelle. Deshalb reicht es nicht, den Text des Ordnerrückens zu erfassen. Auch ein zum Teil detaillierter Blick in die Ordner ist unerlässlich, um sie später zielsicher wiederfinden zu können.
Nehmen wir den Insolvenzfall eines Mittelständlers mit 20 Angestellten an. Mit dessen Aktenordnern für Lohnabrechnungen, Buchführung, Schriftwechsel und Projekte und aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren kommen schnell ganze Aktenkilometer zusammen. In einen Norm-Karton für die Aktenlagerung passen – je nach Füllmenge – fünf bis sechs Ordner hinein. Diese müssen – wie oben beschrieben – nicht nur mit entsprechenden Fahrzeugen abgeholt, sondern auch eingelagert und vor allem zeitnah erfasst werden. Während aktuelle Lohnabrechungen und die aktuelle Buchführung unmittelbar auf dem Schreibtisch des Insolvenzverwalters benötigt werden, müssen andere Akten zwar aufgelistet, aber nicht direkt verfügbar gemacht werden. Im Regelfall lohnt es nicht, die alten Akten zu digitalisieren. Sinnvoll ist eine Erfassung per Schlagwort, sodass die benötigten Belege schnell gefunden werden und etwa per „scan-on-demand“ innerhalb von wenigen Minuten beim Insolvenzverwalter vorliegen. Sinnvoll ist darüber hinaus, die Akten nach Jahren chronologisch sortiert aufzubewahren. So entstehen keine unnötigen Kosten für langes Suchen der Ordner, die über zehn Jahre alt sind und damit vernichtet werden können.
Wesentlicher Faktor beim Thema Aktenmanagement – und das trifft nicht nur im Insolvenzfall zu – ist die Sicherheit. Bei vielen Unternehmen hängt der Schlüssel zum Archiv irgendwo öffentlich zugänglich, jeder Mitarbeiter kann sich somit Zugriff und Einblick verschaffen – was nicht unbedingt erwünscht ist. Notwendig ist deshalb nicht nur eine erste Sicherheitshürde, indem etwa das Archiv verschlossen und der Schlüssel verwahrt wird. Externe Dienstleister übrigens verwenden aus Sicherheitsgründen nicht nur Alarmanlagen und Code-geschützte Türen, sondern haben zusätzlich strenge Zugangskontrollen gemäß zertifizierter Standards, wie sie sonst nur Banken einhalten. Vonnöten ist eine zweite Sicherheitshürde, die den Aktenmissbrauch verhindert. Diese kann etwa eine Software sein, die die Akten „chaotisch“ sortiert – was in diesem Fall ausnahmsweise erwünscht ist. Denn chaotisch ist hier nicht im Sinne von unordentlich, sondern von zufällig zu verstehen: Die Kartons mit den Aktenordnern werden nicht nach Firmen, Jahren oder Orten in die Regale gestellt, sondern erhalten einen von der Software zugewiesenen, beliebigen Platz. Ohne Aufschrift und nur versehen mit einem Barcode ist jede Akte dann auf Mausklick wiederzufinden – allerdings eben nur von befugtem Personal. Sich als „Datendieb“ erfolgreich durch solch unsortiert abgestellte Ordner zu „schmökern“ und mit einer bestimmten Akte fündig zu werden, ist schier unmöglich.
Eine Barcode-Software, hat noch einen weiteren Vorteil: Jede Akte wird eindeutig und auffindbar abgelegt. Denn auch das ist im normalen Geschäftsbetrieb üblich: Jeder Mitarbeiter legt seine Akten nach seiner eigenen Sortierweise ab. Vertreter oder Nachfolger kommen damit nicht zurecht, verbringen viel Zeit mit der Suche im Keller und werden im Endeffekt doch nicht fündig. Wer nicht extra in eine solche Software investieren will, kann mit einer numerischen Auflistung in einer Excel-Liste arbeiten, die je nach Menge der Ordner aber schnell unübersichtlich wird. Einen letzten Tipp in Sachen Aktenmanagement gibt es noch: Da die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eine Aktenarchivierung von zehn Jahren vorschreiben, sollten diese Kosten – entweder als anteilige Miete für die zusätzlichen Lagerflächen oder als Endabrechnung für den externen Dienstleister – als Posten in die Insolvenzmasse aufgenommen werden.
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