Akteneinlagerung und Self Storage – Attraktive Geschäftsfelder in der Möbelspedition
Die meisten Trends kommen aus den Vereinigten Staaten nach Europa. So auch die Möglichkeit, extern Akten zu archivieren oder Hausrat einzulagern.
Seit einigen Jahren werden diese beiden lukrativen Dienstleistungen auch in Deutschland angeboten. Doch noch immer sind sie nicht so weit verbreitet, wie man erwarten könnte.
So ist zum Beispiel die Höhne-Grass GmbH aus Mainz die einzige Spedition der Stadt, die ihren Kunden die Möglichkeit der Selbst-Einlagerung anbietet. „Wir sind überzeugt, daß unser SB-Lagerhaus die perfekte Erweiterung unserer Dienstleistungspalette ist. Und mit der Eröffnung unseres Lagerhauses vor sechs Jahren haben wir ganz offenbar den Nerv der Zeit getroffen“, freut sich Ralf Stößel, geschäftsführender Gesellschafter der Höhne-Grass GmbH.
Die Idee, eine reine Umzugsspedition in ein Unternehmen umzuwandeln, das auch verwandte Dienstleistungen wie die Selbsteinlagerung anbietet, ist also gar nicht so abwegig, wie man vielleicht auf den ersten Blick glauben könnte. Denn beide Geschäftsbereiche können voneinander profitieren. Verpackungsmaterialien und Transportzubehör können zum Beispiel sowohl für die Umzugskunden genutzt werden als auch für die Kunden des Self Storage. Und Kunden, die eigentlich „nur“ mit dem Unternehmen umziehen wollten, können einen Teil ihres Hausrats dann auch direkt bei diesem Unternehmen zwischenlagern und bekommen damit alle Dienstleistungen aus einer Hand. Oder die Kunden, denen es vorrangig um die Einlagerung von Gegenständen geht, beauftragen die gleiche Spedition mit dem Transport ihrer Sachen.
Die Lösung für jedes Platzproblem
Im SB-Lagerhaus von Höhen-Grass in Mainz-Mombach stehen auf einer Gesamtfläche von 1.650 Quadratmetern Lagerboxen in unterschiedlichen Größen zur Verfügung. Die kleinste Box ist nur einen Quadratmeter groß, die größte misst ganze 20 Quadratmeter. Aufgrund einer Deckenhöhe von drei Metern paßt in die größten Boxen zum Beispiel der gesamte Hausrat einer Fünf-Zimmer-Wohnung. „Für alle, die aus der alten Wohnung ausziehen müssen, bevor sie ihr neues Heim beziehen können, ist das die ideale Lösung. Oder auch für diejenigen, die eine befristete Zeit im Ausland verbringen und ihre Möbel nicht mitnehmen wollen oder können“, erklärt Steffen Lorenz, Leiter des SB-Lagerhauses bei der Höhne-Grass GmbH.
Doch nicht nur Privatpersonen können die Möglichkeit der Selbsteinlagerung nutzen. Auch für Unternehmen kann die externe Lagerung von Waren, die nicht täglich gebraucht werden, eine echte Erleichterung sein. Zu den gewerblichen Kunden von Höhne-Grass gehört zum Beispiel der Hersteller eines Energy-Drinks, der das SB-Lagerhaus in Mainz-Mombach als Zwischenlager benutzt. Aber auch die Mainzer Tafel lagert ihre Waren in zwei Boxen des SB-Lagerhauses. „Unentgeltlich versteht sich“, betont Ralf Stößel. Die Speditionsmitarbeiter übernehmen für die Tafel außerdem die Warenannahme inklusive der Prüfung, die Kommissionierung der Waren und ihre Auslieferung. Dieser zusätzliche Service steht übrigens allen gewerblichen Kunden des Lagerhauses von Höhne-Grass zur Verfügung.
Akten, Akten, Akten
Die externe Einlagerung von Akten und deren professionelle Archivierung ist eine weitere Dienstleistung, die sowohl von Privatpersonen als auch von Unternehmen in Anspruch genommen werden kann. Und zwar jeweils aus dem gleiche Grund: Platzmangel in den eigenen Räumen. Entweder sind die eigenen Lagerkapazitäten ausgereizt oder man möchte die für viel Geld angemieteten Räume nicht als Aktenlager „verschwenden“. Denn viele Dokumente unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht und müssen für mehrere Jahre archiviert werden. Was liegt da näher als die externe Aktenarchivierung bei entsprechenden Dienstleistern? Sie ist effizienter und platzsparender als die interne Lagerung. Die eigenen Archivkosten können um bis zu 30 Prozent gesenkt und der so gewonnene wertvolle Platz sinnvoll genutzt werden. Die Akten werden beim externen Dienstleister staubsicher und anonymisiert in standardisierten Boxen gelagert, die sich von außen grundsätzlich nur durch einen Barcode unterscheiden.
Die Höhne-Grass GmbH archiviert an drei verschiedenen Archivstandorten in Mainz-Hechtsheim, Nieder-Olm und Griesheim bei Darmstadt mehrere zehntausend Meter – genauer gesagt etwa 110.000 laufende Meter – Akten unterschiedlichster Herkunft ( Patientenakten, Baupläne, Personalakten, Bilanzen und andere Geschäftspapiere ). „Die Räume unserer Archivzentren entsprechen den modernsten Standards. Sie sind gemäß den VdS-Richtlinien gegen Einbruch, Feuer- und Wasserschäden gesichert. Zusätzlich sind Videokameras mit Permanentaufzeichnung installiert. Alle Überwachungsanlagen besitzen eine Aufschaltung zu einem zentralen Wachunternehmen und die Brandmeldeanlagen eine Direktaufschaltung zu den entsprechenden Feuerwehren“, erklärt Elke Rügner, Leiterin des Archivwesens bei der Höhne-Grass GmbH.
Datenschutz und Sicherheit aus einer Hand
Neben der reinen Lagerung bietet das Unternehmen seinen Kunden auch ein professionelles Archivmanagement an. Hier werden zum Beispiel die Zugriffs- oder Abrufrechte von Dokumenten geregelt, Aufbewahrungszeiten hinterlegt und bei großen Unternehmen nach dem Verursachungsprinzip die Kosten schon im Vorfeld den entsprechenden Kostenstellen zugeordnet. Jeder erfaßte Titel einer Akte oder Dokumentes, ob alphabetisch, numerisch oder alphanumerisch bildet gleichzeitig die Grundlage der Suchdatenbank, damit benötigte Dokumente minutenschnell recherchiert werden sollen. „Dank der Nutzung von modernsten DV-Systemen überwinden wir gekonnt den Medienbruch zwischen Papier und der digitalen Datenverarbeitung. Benötigte Unterlagen können bei Bedarf innerhalb von nur 15 Minuten dem Kunden digital per E-Mail mit pdf-Anlage oder per Fax zur Verfügung gestellt werden! Ansonsten werden gewünschte Dokumente in einem rotierenden Bestellverfahren ‚heute bestellt und morgen geliefert‛ durch unser eigenes Personal im Kurierservice mit Protokollverfahren angeliefert,“ ergänzt Rügner. Möglich sind in diesem Verfahren auch Eilanlieferungen.
Das bereits 1997 eröffnete Archivzentrum in Mainz-Hechtsheim ist mit seiner 1.600 Quadratmeter großen Archivfläche der kleinste der drei Standorte. In Nieder-Olm stehen den Kunden 2.200 Quadratmeter Archivfläche zur Verfügung und in Griesheim sind es sogar 2.600 Quadratmeter. „Und alle drei Standorte sind sehr gut ausgelastet“, freut sich Ralf Stößel. „Wir denken darüber nach, unsere Archivkapazitäten noch weiter aufzustocken“, ergänzt er und wirft einen Blick in die Zukunft.
Eine Möbelspedition muß also ihren Kunden nicht nur die Durchführung von Umzügen anbieten. Gerade in der heutigen Zeit sollten auch Möbelspeditionen einen Blick über den Tellerrand wagen und für sich selbst artverwandte Dienstleistungskonzepte erschließen. Es lohnt sich, wie das Beispiel der Höhne-Grass GmbH aus Mainz zeigt.